СофияПловдивВарнаБургасРусе

Справяш ли се с електронната поща?

"Ню Йорк таймс" предлага няколко лесни начина за по-ефективна работа с електронната поща

Има начин пощата ви да не е постоянно задръстена със стотици неотворени писма – трябва само малко организация и дисциплина. Снимка: омнифайнд

Ясно е, че имейлът вече е част от нашия професионален и личен живот. Затова много учени изучават сложната смес от емоции, които използването на тази технология предизвиква. Чувстваме се виновни, когато отговорим късно, когато пощенските ни кутии са в пълен хаос или когато са пълни със стотици непрочетени писма, за които знаем, че никога няма да имаме време. Как така се случва, че имейлът има такова голямо значение за нас и навлиза във всеки ъгъл на личното ни пространство, изисквайки все по-сложни методи за организация? Защо искаме да имаме повече време, за да се справим с целия наплив от писма? И най-важното, как да преодолеем цялата тази лудост?

Има много методи, които помагат за някакво организиране на електронната поща, но малко от тях могат да имат траен ефект. Можете да сложите сложни филтри, които автоматично да категоризират съобщението – в зависимост от това кой го е изпратил. Възможни са и системи с различно оцветяване на съобщенията, които да разграничават кои се нуждаят от бърз отговор, кои трябва да се запазят и кои да се игнорират.

Много лесно всеки един от тези трикове може да спре да действа и пощата ви отново да се разбърка тотално. Изводът е, че трябва да се търси нещо далеч по-просто. Всеки метод, който изисква твърде много време или усилие, е обречен да се провали. Затова, ето няколко съвсем прости правила на в. „Ню Йорк таймс“, които могат да ви помогнат за ефективна работа с електронната поща:

Ограничете времето, в което я ползвате. Изключете всички системи за автоматично известяване за ново съобщение, а ако трябва да проверявате пощата си докато сте на работа, правете го максимално рядко. Ето един работещ съвет: не отваряйте пощата си повече от три пъти на час. Много малко вероятно е да получите толкова спешно писмо, че то да не може да изчака 20 минути преди да бъде прочетено. Ако беше толкова спешно, изпращачът щеше да ви се обади, а не да ви пише.

Почистете я. Отделете си час или два, за да отговорите на всички важни съобщения, които чакат от седмици. Всички прекалено старо няма смисъл даже да бъде отваряно. Направете си папка „Архив“ и преместете там всичко, което не ви е от пряка необходимост. Това почти ще изпразни пощата ви. Това е оптималното й състояние и ваша крайна цел. Трябва да я пазите колкото се може по-празна. Следвайте следното правило: когато получите ново писмо, направете нещо с него – препращане, изтриване, отговаряне. Никога не го оставяйте просто да си стои и чака – това е рецептата за пълен хаос.

Не е лесно да се справите по гореописания начин с всяко едно писмо. Всеки ден се получават толкова нови съобщения, които изискват разнообразие от комплексни действия и не винаги имате желание за тях. Но точно колебанието какво да правите с много от писмата е направило пощата ви да изглежда като разхвърляната стая на тинейджър. За да се справите с всичко това, трябва алгоритъм. Когато получите ново писмо, направете едно от следните възможни действия:

Архивирайте. Повечето имейли не изискват пряко действие от ваша страна – като съобщенията от Facebook, които ви известяват, че стар приятел ви е писал. Подобни писма заслужават единствено бързо преглеждане и след това изпращане в архива.

Отговаряйте. Ако на входящото съобщение може да се отговори бързо, действайте. Да кажем, че колега ви кани на вечеря в събота – веднага отговорете с „Да!“ или „Благодаря много!“. След това преместете първоначалното писмо в архива. Авторът Дейвид Алън, гуруто на продуктивността, има подходящо правило за този случай: ако отговорът отнема не повече от две минути, направете го веднага и не отлагайте.

Препращайте. Ако писмото ще е по-полезно на някой друг – шефът, сестра ви, приятел, давайте и бързо му го препратете. След това преместете оригиналното писмо в архива.

Оставяйте за после. Това е най-сложният момент. Някои имейли изискват по-дълги и сложни отговори. Ако не искате да ходите на вечеря у колегата, ще ви трябва някакво добро извинение, което отнема повече от две минути, за да бъде написано. Други писма просто се нуждаят от време за проверка на информацията или от повече време за отговор. Приятел може да искате да гледате заедно мача в сряда, но вие още да не знаете какви са плановете на половинката ви.

В такива случаи писмото се оставя в пощата с обещанието, че ще бъде прегледано скоро пак. Ако използвате определени мейл клиенти, можете да отбелязвате подобни съобщения и по този начин да си припомняте, че още не сте им отговорили. В Microsoft Outlook можете да кликнете за това на иконката със знаменцето, а в Gmail на звездичката.

Внимавайте обаче подобни съобщения да не се натрупват. Оставяйте си малко време в края на деня – от 15 до 30 минути, за да отговаряте на отбелязаните писма. Не забравяйте, целта е пощата да е празна. Всяко застояло се писмо трябва да ви напомня, че още имате проблем с дисциплината.

Важно е нещата да са прости. Няма нужда да организирате писмата си по изпращач, тема, дата и т.н. – така само се губи време. Няма полза и от красивите шарении – модерните клиенти вече имат добри търсачки, които за секунди могат да намерят нужното писмо без нужда от различни цветове и картинки.

Препоръчаните тук начини за оптимизиране на електронната поща идват от идеите на Дейвид Алън и други експерти по ефективността. Още информация може да се намери в есетата на Мерлин Ман, собственик на сайта 43folders, насочващи вниманието към прекомерното време, което отделяме на неща като електронната поща.

„Хората имат нужда от организация на работата с електронната поща, защото им идва в повече, казва Ман. Много хора имат чувството, че излизат от релси.“ Разбира се, това чувство не се дължи само на електронната поща. Но приемете, че ако се справите с нея, това ще е една малка победа в сложния модерен свят. Щом победите имейла, ще успеете и с по-важните неща.

Здраве, Наука & Tex
Коментарите под статиите са спрени от 2014 г., заради противоречиви решения на Европейския съд, който в един случай присъди отговорност за тях на стопаните на сайта, после излезе с противоположно становище. В e-vestnik.bg нямаме капацитет да следим и коментари на читатели. Обект сме на съдебни претенции заради статии, имали сме по няколко дела с искове за по 50-100 хил. лева. Заради което приемаме дарения за сайта (виж тук повече), чиито единствени приходи са от рекламни банери.